[vc_row][vc_column][vc_column_text]Quand on est entrepreneur, le temps est notre plus précieuse ressource et notre plus grand casse tête. « C’est fou le temps que je perds à faire ça et ça », « non je ne peux pas j’ai le pas temps », « quoi il est déjà 17h », » j’ai l’impression d’avoir eu le temps de rien faire » ! Ces phrases font surement partie des vos top ten des phrases les plus prononcées. Je vous rassure, on est tous pareils ! Mais j’aimerai aujourd’hui vous donner ma recette magique maison qui me fait gagner du temps : créer des process et les systématiser. Mais non je ne vous parle pas chinois. Vous allez voir à la fin de l’article, c’est simple et redoutablement efficace !

Pourquoi créer des process ?

  • organiser son entreprise
  • déterminer quelles tâches sont chronophages, automatisables (GAGNER DU TEMPS) et programmables, et pourquoi pas externalisables
  • mieux visualiser et planifier ses tâches
  • gagner en efficacité

Ce qu’il vous faut pour commencer c’est un mur ou un sol dégagé, des posts it, des feutres et un peu de temps.

01.  Repérer vos process

Commençons par le commencement. C’est quoi un process ? Un process est un ensemble de tâches qui démarre après un déclencheur. A l’intérieur de ce process, vous avez différentes étapes. Prenons un exemple : une commande sur votre e-commence déclenche le process « Commande ». Dans celui-ci on retrouve la tâche préparation commande > contrôle qualité > emballage > expédition > demande d’avis après X jours. En clair, un process peut être un métier à part entière.  Mais comme vous êtes en train de lire ces quelques lignes, vous représentez sûrement actuellement toutes les casquettes de votre entreprise. Alors on se remonte les manches et on s’y met ! 💪

J’espère que vous avez déjà des process même s’ils ne sont pas écris noir sur blanc. Si ce n’est pas le cas, je vous recommande vivement de commencer à vous pencher dessus. Avoir un process permet de ne pas se laisser dépasser et de savoir quoi faire. C’est mieux quand même !

Maintenant c’est à vous ! Ecrivez sur des post it tous les différents noms des process de votre business. Ça va de l’administratif jusqu’à la production et à la vente. Notez les ensembles et non les étapes.

Pour mon activité artisanale, j’avais oublié la vente et la distribution. Rien que ça ! C’est tellement évident que je les ai zappés !🤦‍♀️ Alors petit conseil, prenez le temps de faire un post it pour chaque gros ensemble de tâches !

02. Remplir vos process

Une fois que vous avez tous vos process, on va détailler les tâches qui les constituent. Une tâche est tout simplement une chose que vous devez systématiquement accomplir pour aller à la suivante et finir votre process. Si on reprend l’exemple du process « Commande » notre première tâche serait « préparation de commande » suivie de la tâche »contrôle et qualité ». Certains process sont constitués d’un grand nombre de tâches et d’autres non. Pas d’inquiétude, c’est normal. Soyez simplement exhaustif sur les tâches. Et si certaines tâches ne sont pas encore mises en place mais vont l’être prochainement, vous pouvez tout de même les inclure.

Prenez vos post-it et écrivez donc toutes les tâches.

Ensuite, collez chaque post-it Etapes sous le Post-It Process correspondant. Ça prend forme, c’est chouette non ? 😍

03. Caractérisez vos étapes

Maintenant, nous allons caractériser toutes ces étapes (c’est mon étape préférée 😬). J’ai déterminé 3 gros ensembles de caractéristiques :  façon d’accomplir la tâche, temps nécessaire à la tâche et la période (si pour votre business il vous en faut d’autres, aucun problème). Pour chaque ensemble on a une paire de caractéristiques, ce qui nous en fait 6 au total :

  • façon d’accomplir la tâche : automatisable, à faire sur le moment
  • le temps nécessaire : long et court
  • période : début du mois ou fin du mois

Il vous faut donc 6 feutres de couleurs différentes. Vous pouvez aussi utiliser des gommettes, c’est cool  aussi les gommettes! Une couleur par caractéristique. Notez simplement dans votre post-it Tâche la caractéristique correspondante. Ou collez vos gommettes sur le post-it! Prenez bien le temps nécessaire !

A noter que les tâches automatisables sont un peu le graal de ma méthode ! Essayez de voir si vos tâches le sont car c’est là où vous pouvez gagner un temps monstre !

Si vous avez bien travaillé, vous avez un joyeux mélange coloré sur votre mur, et c’est tant mieux !

04. Organisez-vous

Je vous annonce vous venez de finir la partie la plus fun, on va passer à la partie plus pragmatique. Bah oui c’est gentil de coller des gommettes mais faut que ça serve à quelque chose ! 💁‍♀️

Vous venez de finir de caractériser vos tâches, maintenant vous devez vous organiser en fonction d’elles. L’intérêt de créer des process est de rendre quelque chose d’abstrait complètement concret, et SURTOUT de savoir comment organiser vos plannings. Avant cet exercice, vous auriez commencé une tâche en pensant que ça irait vite et 3 heures après vous y seriez toujours et n’auriez évidemment pas fait les autres tâches prévues. Celui qui n’a pas vécu cette situation me jette la première ! Et bien ça, c’est de l’histoire ancienne !

En pratique, les tâches à faire en début du mois doivent être planifiées dans votre agenda pour les prochains mois. Si certaines demandent une demi-journée, vous bloquez d’avance cette demi-journée pour les prochains mois (et interdiction d’y couper).  Pour les tâches de fin de mois, là aussi on se prévoit des plages horaires dédiées.

Concernant les tâches automatisables, elles sont votre top priorité ! Vous devez les faire passer en « tâche automatisée » pour vous libérer du temps rapidement. Dans les tâches automatisables, on retrouve souvent tous les mails automatiques.

Enfin, parmi toutes ces tâches, essayez de déterminer les quelles vous font perdre du temps et/ou sont récurrentes. Une fois identifiées, demandez vous si vous pouvez les programmer et/ou les déléguer. Si la réponse est oui, deux options s’offrent à vous : déléguer ou programmer.  Si votre budget vous le permet, externalisez. Sinon, programmez un maximum ! Les réseaux sociaux sont l’exemple parfait de ce genre de tâches chronophages et récurrentes. L’idéal est de confier cette tâche à un social media manager ou de programmer votre contenu en début de mois. De nombreux outils existent pour programmer vos publications comme Buffer, Hootsuite ou encore Tailwind.

Pour résumer, cette méthode vous aidera à rester lucide et réaliste sur votre entreprise et sur le temps nécessaire pour chaque chose. Fini la pression inutile ! C’est cool ça n’est-ce pas ?

Vous avez essayé ? Qu’en pensez-vous ?

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